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信息化手段助力企业费用管理愈加精细化

2015-11-10 10:17:16 中国会计报
  现阶段而言,多数企业的费用管理流程,尤其是报销流程冗长繁琐,费用管理的不精细,导致企业的多项成本居高不下,带来发展的桎梏。而信息化手段的出现和升级,将传统的线下费用管理工作提升到线上,为企业的管理带来了新的思路,助力企业费用管理更加精细化。
  
  信息化提升企业费用管理效能
  
  信息化手段的出现,对于促进企业费用管理效率的提升有着重要意义。
  
  对于传统的手工报账体系而言,效率低下是企业费用管理始终无法突破的瓶颈。企业的报账单据存在大量的财务信息,如项目、合同、预算来源等,手工填写缺乏规范性,差错率高,需耗费大量时间进行审核,加大信息质量成本。另外,费用预算编制与预算执行脱节。目前很多公司预算控制由财务部门负责,造成财务部门与业务部门矛盾冲突,责任部门不能主动参与预算管理,全面预算管理工具的价值难以最大化发挥,员工每次需要填写大量重复的信息,填单效率低。
  
  除此之外,手工报账还会造成审批流程程序复杂,运营成本增加。手工报账需要员工掌握单据的审批流程及审批人层次,报账人员需要耗费时间和精力找领导审批,领导工作也常常被审批打断。对于财务人员来说,既需要审核原始单据,又要审核流程是否合规,工作量大,存在出错的可能。另外,财务人员要进行单据审核,在ERP系统中录入记账凭证、手工填写网上支付文件,财务人员需要对相同的信息进行重复性处理,难以抽出时间投入到更有价值的管理工作中去。
  
  针对以上企业手工报销难题,长期从事企业会计信息化咨询工作的北京慧点科技有限公司高级咨询顾问沈喜刚指出,运用信息化的费用报销管理工具,可以帮助企业有效规避和解决手工管理带来的各类问题,提升执行效能。在企业的信息化水平升级之后,信息化系统以员工自助报账、在线审批替代员工手工填单、领导手工签字,通过系统自动化计算和标准设置,简化财务审核工作,极大简化了费用报销执行过程。更重要的是,实现网上报销系统后,报销过程从领导审批、财务审核以及出纳付款的整个流程透明地展示在员工面前,任一环节对单据做的任何调整和审核修改均可以及时反馈到员工那里,促进业务及时、透明、高效地办理。
  
  同时,对于企业管理层来说,沈喜刚认为,预算执行管控的难题同样会通过信息化手段的提升得以实现。信息化系统能够实现基于员工报账的前台预算控制,预算控制环节前沿到业务端,实现申请部门、归口管理部门对各自负责预算支出的严格管理,缓解财务部门对预算控制的压力,解决预算执行控制难题。
  
  “通过费用支出申请和审批的电子化,企业能够全面、及时地采集各类成本费用的信息,各级企业成本费用的责任部门和归口管理部门能适时掌握各项预算的开支情况,从而解决财务信息反馈的滞后性问题,实现‘由事后的被动管理到事前的主动控制’。同时,通过支出申请、审批、支付与集成记账的闭环管理,企业能减少数据的重复录入,避免数据落地处理,切实提升财务与业务一体化水平,提高管理工作效率和财务信息的质量。”沈喜刚介绍道。
  
  打造企业信息化“主动式管理”平台
  
  从目前企业费用管理信息化建设的情况来看,不少大中型企业对信息系统提出了更高要求。沈喜刚表示,费用报销管理信息系统已经不是对现有业务的简单移植,也不仅是作为审批工作流程工具,而是以加强成本管理和资金支付内部控制为目标,以支付审批流程为依托,统一规范预算支出管理、完善支付审批授权制度、理顺资金支付控制机制,实现支付审批流程电子化、预算控制自动化、支出管理精细化的专业平台,是支持各级领导和责任部门实现成本费用“主动式管理”的工作平台。
  
  对于如何打造企业信息化“主动式管理”平台,沈喜刚认为,企业应该通过流程的再造和优化,使信息系统与预算管理系统、资产管理系统、资金管理系统、核算系统等信息系统无缝对接,形成“支出预算——业务申请——支付审批——资金结算——凭证入账”的业务闭环,实现成本支出的“事前预算控制,事中审批控制,事后核算分析”的一体化管理,切实提升集团公司财务管理水平。
  
  除此之外,企业还需要适时出台配套的制度和规范,支持业务流程的优化、变革和系统应用管理。信息化系统的实施过程,也将对资产购置、采购结算、员工借款、员工报销和凭证记账等业务流程进行梳理,对支付审批授权制度进行分析,对涉及的支付标准和定额进行整理和统一,这些需要对原有流程和制度进行修订和完善,才能支持系统上线后能正常运行。实施系统的企业需要依据项目组的各项方案和建议,主动推进本单位相关制度和规范的修订、完善和宣贯工作,确保系统在企业顺利投产和使用。
  
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责任编辑: 中国能源网

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