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天津能源集团顺利通过国家全业务电子归档试点

2021-09-18 08:25:00 5e

(一)宏观背景

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“十四五”时期建设数字中国,加快数字化发展,打造数字经济新优势,协同推进数字产业化和产业数字化转型,加快数字社会建设步伐,提高数字政府建设水平,营造良好数字生态,建设数字中国已经成为社会各界的共识。

电子发票、电子档案是国家数字经济战略的重要基础,驱动产业互联实现数字经济的重要举措。从2015年到2021年,国家在财税改革方面相继出台了多项政策。2020年疫情,加速了数字化发展进程。其中,专票电子化是推动税务监管和企业财税管理变革的里程碑。2021年1月21日起,专票电子化正式全国推行,2月9日,财政部、国家税务局、国家档案局、商务部启动电子发票电子化报销、入账、归档试点工作,国家税务总局凭借税务Ukey的普及以及电子发票改革开启金税四期建设的大幕。

(二)企业简介

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天津能源投资集团有限公司(以下简称“能源集团”)成立于2013年5月30日,经天津市委、市政府批准,由天津市津能投资公司和天津市燃气集团有限公司重组而成,是天津市国资委监管的国有法人独资公司,注册资本100.85亿元。截至2020年底,能源集团共有参控股企业100家,其中全资及控股企业60家,资产总额569.69亿。集团以“四源”,即电源、气源、热源、新能源为主营业务,承担着保障天津市能源安全稳定供应和推动能源结构调整优化的重任。

(三)财务数字化再上新台阶

能源集团从2018开始上线以用友NC65系统为主的业财税资一体化平台,主要功能包括账务处理、集团统一客商管理、内部协同管理、固定资产、报表及合并、网上报销、影像系统、税务云进项发票管理,覆盖集团本部及下属单位。通过网络报账系统的实施,实现所有企业收支业务线上化处理。全员通过平台实现自助报账、票据影像传递,系统在线审批,银企直联直付,财务自动记账等功能。在集团全域数字化的战略下,财务系统实现了与供热营业收费系统、合同管理系统、项目管理系统、资产系统等核心ERP系统的集成融合,从而形成业财一体化闭环流程。业务数据前端一点录入,全程共享,所有业务单据、附件影像、审批流程、账务数据全过程可追溯。与此同时集团财务数字化也面临诸多挑战:

1.多组织多系统集团数字资产亟需统一规划集中共享

能源集团旗下上百家参控股企业,业务板块涉及发电、燃气、供热、新能源、金融产业五大领域,每年业务运行沉淀下来大量的数据资产分散在各个业务系统,其中与经济事项相关的业务单据、原始影像、财务凭证及报表等档案数据占到60%以上,没有形成统一归档的电子化文件,不利于档案后期便捷利用与统一管理。

2.电子归档需直面异构系统对接与合规控制难题

能源集团在推行无纸化的过程中,建设了大量的业务系统,如OA系统、资金系统、合同系统、报账系统、项目管理、资产系统、财务系统等,这些系统主要解决了线上业务处理的问题,没有实质性地解决纸质文件存储、存档的问题,最终是否能够实现无纸化,关键是看存档环节是否能够与各系统打通,将各业务系统电子化流转数据按照统一的格式和档案管理规范实现电子化归档。

会计档案归档必须满足国家财政、税务及档案等多口径的要求,核心是记账凭证、会计账簿、业务单据及原始凭证、附件影像之间的关联索引,确保电子档案的真实、准确、完整、安全,满足《会计档案管理办法》《企业会计信息化工作规范》及国家有关电子档案管理要求。归档范围合理,归档过程规范,归档存储格式符合要求,元数据基本齐全,“四性检测”有保障,这是电子会计档案的核心。

3.电子会计档案如何严格按照验收标准落地实施

作为电子会计档案试点项目,从档案局、税务局、财政局、商务局到试点单位,对试点验收标准往往存在不同的理解,具体把握尺度上只能依据《会计档案管理办法》【2015】79号令,《企业电子文件归档及电子档案管理指南》档案〔2015〕4 号,《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》财会〔2020〕6 号等相关法规的要求,抽丝剥茧把验收标准梳理出来。我们将试点单位分为四类,每一类客户分别按照不同的验收标准和评价方式去对照分析,确保能够符合相关法规的标准验收要求。

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(四)电子会计档案助推企业数字化转型

1.形成企业报账服务、财务入账及电子归档数字化管理闭环

能源集团在原报账系统、影像系统、资金系统、核算系统及核心ERP平台基础上,建设了电子会计档案系统及税务发票管理系统。原来通过报账系统收集到的企业日常费用报销、预付、待摊和借款的发票、单据完成账务处理就到了流程的终点,现在上线电子会计档案后,由报账系统进入企业的销项及进项发票和单据还要与记账凭证、账簿、报表形成内在关联关系后一起最终进入档案系统,真正形成了从数据产生到数据归档的数字化闭环。

2.电子会计档案奠定企业数据中心基石

电子会计档案在企业档案中占据主导地位,大数据时代数据资产重要可以与工业时代的石油、钢铁相提并论,企业以构建数字化会计档案为契机,逐步提升企业档案的数据化水平。电子会计档案将以企业业财数据为核心,逐步将企业经济事项相关的采购、销售、生产、固定资产、人力资源、费控等领域数据与财务数据进行关联并归档,打通财务数字化最后一公里,形成完整的数字化资产为后续数据分析和利用提供基础数据保障。

3.电子会计档案推动审计模式发生改变

能源集团多达上百家企业,无论是企业内部审计还是第三方审计,无论是确定评估审计风险还是提供审计数据,每年都需要耗费大量的精力去准备数据,甚至需要审计人员多次到被审计单位现场,有了电子会计档案后,集团企业数据进行有集中数字化管理,评估审计风险,确定审计重点很多时候只需要在电子会计档案中获取数据进行量化分析后再展开进一步的审计程序,在提高审计效率的同时也大幅降低了审计成本。

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(五)做国企碳达峰碳中和的行动派

“碳达峰、碳中和”是今年两会热议的话题,国家对于“碳中和”目标明确而坚定,绘制“碳达峰、碳中和”行动路线。天津能源投资集团作为国企从自身做起,成为务实行动派、先行者,积极发挥了国有企业的示范引领作用。电子会计档案的上线,档案的纸张耗用、打印耗材使用大幅下降,集团每年150万张电子档案的应用,节约纸质、打印耗材、存储及人工成本约120万,助力能源集团实现绿色化、数字化转型。




责任编辑: 李颖

标签: 天津能源集团 全业务电子归档试点 财务数字化

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