纸质文档数字化助力北化院进入数字管理新时代

中国能源网讯    中国石油化工股份有限公司北京化工研究院（以下简称“北化院”）作为中国石化股份有限公司的直属科研院，以卓越的科研能力为中国石化提供着强有力的技术支撑和保障。但就是这样一个有着优秀的科研能力和众多研发人才的单位却曾经在档案管理上遇到过难题。

纸质档案的管理难题

北化院器材部承担着全北化院科研物资采购和固定资产管理工作，其中合同管理一直是器材部的工作重点。近年来，随着全院工作总量的不断增大，器材部管理的各项采购合同数量也在逐年增加；小到办公用品大到房屋改造，每年新增的合同数量达几千份，这给合同管理工作带来了四大难题：保护难、查找难、共享难、节约难。

保护难是因为查阅、审计等需求，院内工作人员需要频繁查询及借阅原始合同，这很容易造成合同丢失、丢页、页面污染等情况的发生。查找难的问题显而易见，纸质合同查找起来非常不便，如果需要批量查找更是困难；更麻烦的是，查找出来的合同还要放回原来的位置，否则会给下 次查找造成更大的困难。纸质合同查找困难在每年的审计时问题表现尤其突出，亟需解决。共享难在于北化院其他部门如果需要查询合同，需要到器材部，并由器材部工作人员协助查找，这种低效的重复劳动不利于部门间协同办公，而且合同一旦被借走，别人也无法查阅，降低了工作效率。节约难则是因为纸质合同的分发依赖复印，一定程度上造成了纸张、耗材的浪费。

北化院器材部的负责人刘昌表示：“北京化工研究院不仅在科研上要贯彻落实科学发展观，在自身建设和日常的管理中，也秉承着科学发展观的理念。为此，全院各部门在各个方面都做了很多努力，解决合同管理方面的难题就是研究院器材部率先进行的一项改革，目的都是为了寻求先进的文件管理外包模式，实现将研究院建成一流现代化研究开发机构的目标。”

纸质文档数字化外包服务解决四大难题

四大难题为北化院合同管理工作带来了很多不便，引起了相关领导的极大重视。经过调研，北化院认识到，在当前的技术条件下，纸质档案的数字化是解决难题的唯一办法。但是北化院器材部如果自己进行这项工作，需要投入大量人力参与工作，投入资金购买专业的扫描仪、修图软件等，此外，数字化后的文件管理也需要专业的软件支持。本着“节约、高效、少花钱、多办事”的原则，经过多方的考察，中国本土上市公司立思辰的纸质文档数字化外包服务进入了器材部领导的视线。

立思辰公司是中国文件管理外包服务市场的占据领先地位的企业，其所倡导的文件生命周期管理解决方案已经延伸到包括文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等在内的各环节，完全符合了北化院纸质档案数字化管理的要求。

采用立思辰公司提供的专业的纸质文档数字化加工外包服务给北化院带来的是省钱、省力和省心。首先，用于纸质文档扫描的软硬件统一由立思辰公司配备，包括专业的生产型彩色扫描仪、电脑、修图软件等，扫描工作人员也统一由立思辰专业的数字加工团队提供，北化院仅需按照实际扫描发生的页数进行付费，这不仅避免了前期的设备采购投入，也对正常的办公完全没有影响，更不必为设备闲置而产生的折旧买单，为北化院节约了大量的开支，真正做到了“每分钱都花在刀刃上”。对于扫描现场的管理，立思辰还专门配备项目经理，负责扫描流程的管理、现场督导及进度调整等，北化院仅需提供扫描加工场所即可。

作为中国石化旗下的研究院，北化院方面特别注重合同内容保密工作。对此，立思辰公司副总裁马黎阳表示：“除了具有文件管理外包的领先解决方案，立思辰还是业内唯一拥有国家保密局颁发的涉密资质证书的企业，具备保障客户合同内容安全的专业资质，这也是北化院能够放心选择立思辰来提供合同数字化服务的一个重要因素。我们能为客户提供更有安全保障的文件管理服务。”

进入数字管理新时代

立思辰公司为北化院部署了文件生命周期解决方案其中的专业管理软件——立时飞讯文档管理系统，使得所有纸质合同扫描后生成的电子合同能够在立时飞讯文档管理平台上进行集中化统一管理。

现在在北化院，每个有权限的工作人员都可以随时访问立时飞讯，进行合同管理工作。查阅、审计某份合同，只需在立时飞讯的搜索引擎中输入字段信息就能在几秒钟内定位合同，无需在部门间奔走，节约了时间和精力，能够大大提高文件的利用效率，促进部门间的协作办公。同时立时飞讯提供详细的权限设置，包括导入、导出、搜索、打印、删除、编辑等，可以确保每个人员在访问合同时，都只能在权限范围内进行操作。还可针对某些敏感的文件及文件夹进行访问控制设置，有力保障了信息安全。与此同时，立时飞讯平台完全涵盖了纸质合同的内容，这就有力的保护了原始纸质合同，避免文件的污染、损坏及丢失。

实现合同的高效、安全管理，是今后北化院要长期进行的一项工作，采用立思辰先进、成熟的立时飞讯解决方案是北化院的一次有益尝试，也是科学的发展观的现实实践，并且已经显现了良好的使用感受和使用效果，今后还将在北化院其它部门进行推广使用，除合同外增加更多的文档类型统一放入立时飞讯文档管理系统进行集中化管理，助力北化院信息管理的科学发展和质的飞跃，推动北化院进入数字化管理的新时代。